Apa Sih Software Restoran Itu???

2 Nov

Di Masa Era ini, bisnis restoran, cafe, depot, bakery semakin menjamur disemua tempat. Setiap restoran berusaha menyajikan sesuatu yang baru dan unik kepada pelanggannya. Banyak restoran yang berhasil menarik pelanggan, tetapi banyak pula yang gagal. Faktor penyebabnya selain pangan, yang lebih penting adalah pelayanan (servis) yang diberikan. Sistem restoran manajemen terintegrasi, atau singkatnya disebut Software Restoran, Aplikasi Restoran  akan sangat membantu pihak restoran untuk memberikan layanan yang lebih cepat dan lebih baik kepada pelanggan, pada saat yang sama memberikan kendali yang handal untuk manajemen restoran tepat guna.

Software restoran dapat digunakan untuk menangani keseluruhan operasi restoran, mulai dari saat tamu datang, pesan makanan, penyajian makanan, hingga sampai tamu melakukan pembayaran dan meninggalkan restoran. Software restoran ini tidak terbatas untuk layanan table service, tetapi juga untuk model fastfood, take away, bakery, foodcourt, dan delivery dan reservasi.

Dengan cakupan yang luas dan tingkat kerumitan yang cukup tinggi, salah satu tantangan yang dihadapi oleh pengembang software restoran adalah menyediakan tampilan antar muka (interface) yang mudah dimengerti dan mudah dioperasikan oleh semua staf restoran.

Cara kerja software

Untuk memahami penggunaan software restoran, berikut kita akan memberikan panduan langkah-langkah operasi sistem untuk restoran jenis table servis:

Sewaktu tamu datang, penerima tamu dapat dengan mudah menyediakan meja yang sesuai dengan jumlah tamu, hanya dengan melihat layar monitor. Di dalam layar monitor sudah tercantum denah restoran, bentuk meja, beserta status meja.

Software restoran

POS System – BeePResto

Untuk mencatat pesanan tamu, sistem menyediakan beberapa alternatif input:

  1. Pelayan dapat menggunakan Tablet Android untuk langsung mencatat pesanan tamu. Tablet Android adalah SmartPhone kecil yang berukuran 7 inch yang mana dapat dibawa-bawa oleh pelayan (waiters) secara langsung ke meja tamu.
  2. Pelayan mencatat pesanan-pesanan tamu di kertas, kemudian memasukkan pesanan-pesanan tersebut di terminal software terdekat. Terminal-terminal ini dapat ditempatkan di berbagai titik strategis di restoran. Terminal software restoran umumnya menggunakan layar sentuh (touchscreen), di mana pelayan cukup menyentuh gambar menu yang tampil di layar. Tetapi bisa juga dijalankan hanya dengan keyboard dan mouse dan secara otomatis memberikan informasi ke bagian kitchen dan beverages.

gbr_3

Order Menu – BeePResto

Pesanan dari tamu dapat langsung diteruskan ke dapur-dapur yang bersangkutan. Sistem dapat mengatur agar menu makanan dikirim ke dapur makanan, dan menu minuman dikirim ke bar minuman. Untuk restoran yang mempunyai dapur di setiap lantai, sistem juga dapat mengatur agar pesanan tamu di lantai 1 hanya diteruskan ke dapur lantai 1, dan pesanan tamu di lantai 2 hanya diteruskan ke dapur lantai 2. Jumlah dapur dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing restoran. Di dapur tersedia printer dapur, yang langsung mencetak informasi pesanan tamu, dan layar monitor, untuk menampilkan daftar pesanan yang belum dan sudah disajikan. Layar monitor ini bersifat opsional, artinya bisa digunakan jika ada ruang yang tersedia di dapur. Melalui layar, sistem dapat memberikan peringatan jika pesanan tamu belum disajikan melewati waktu yang semestinya. Dengan demikian, semua pesanan dapat disajikan dengan baik dan cepat.

Kitchen_BeePResto

Kitchen Monitor – BeePResto

Sewaktu tamu selesai makan dan hendak membayar, kasir dapat mencetak tagihan hanya dengan menekan satu tombol di software. Sistem akan secara otomatis menghitung harga menu-menu yang dipesan, berikut promosi-promosi dan diskon-diskon yang ditawarkan oleh restoran bersangkutan. Jika restoran hendak menawarkan promosi, misalnya promosi untuk jenis makanan tertentu, berlaku untuk jam-jam tertentu, dan hanya di hari-hari tertentu, informasi tersebut dapat dimasukkan ke dalam sistem. Dengan demikian, kasir dapat dengan mudah melayani banyak meja sekaligus di saat restoran sedang sibuk. Jumlah dan jenis pembayaran yang diterima dari tamu kemudian dicatat ke dalam sistem.

Tabel Perbandingan


Manual
Sistem
Tamu Datang
Penerima tamu mencermati situasi restoran, atau bertanya kepada pelayan restoran Melihat di layar monitor
Order Makanan
Catat di kertas pesanan Input melalui SmartPhone Android atau Software POS Terminal Touch Screen
Dapur
Pelayan menyerahkan kertas pesanan ke dapur, atau pesanan diteriakkan ke dapur. Pesanan langsung dicetak di dapur. Makanan dicetak di dapur makanan, dan minuman dicetak di bar.
Cetak Tagihan
Kasir mengumpulkan semua kertas pesanan, kemudian menghitung tagihan. Kasir menekan tombol tagih.
Bayar Tagihan
Kasir menerima pembayaran dan mencatatkan jumlahnya di kertas. Catat jumlah dan jenis pembayaran.

 

 

Dari tabel perbandingan, di atas, kita dapat melihat bahwa dengan menggunakan software restoran, operasional restoran dapat berjalan dengan lebih efektif, aman, cepat, dan akurat.

Keuntungan yang dapat di peroleh

Sistem Monitor Restoran

Melalui sistem ini, pengguna dapat melihat kondisi restoran secara langsung (realtime), melihat transaksi-transaksi penjualan yang sudah terjadi, jumlah dan jenis pembayaran yang diterima, menu-menu yang terjual. Semua informasi menyangkut operasional restoran dapat dengan mudah diakses melalui sistem.

Pada jam-jam sibuk restoran, kesalahan-kesalahan yang sering terjadi antara lain:

  • makanan yang dipesan oleh pelanggan lupa diolah di dapur
  • makanan yang dimasak tidak sesuai dengan pesanan tamu
  • makanan diantar ke meja yang salah
  • tamu harus menunggu lama untuk mendapatkan tagihan
  • kasir lupa menagih pembayaran setelah menerbitkan tagihan

Kesalahan-kesalahan seperti ini sifatnya lebih berupa kesalahan informasi. Kesalahan dapat dikurangi dengan cara memberikan informasi yang tepat kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. Sayangnya informasi-informasi yang dibutuhkan sangat sulit diperoleh jika masih beroperasi secara manual. Dengan menggunakan software restoran, seluruh informasi yang dibutuhkan sudah tercatat di sistem, dan dapat diakses di terminal terdekat.

Dengan keyakinan bahwa penggunaan software restoran akan sangat membantu dalam operasional restoran, Restoran Angke berhasil merombak salah satu cabangnya yang semula mengelola informasi menggunakan kertas menjadi restoran canggih yang menerapkan software restoran untuk semua operasi restoran.

Pengendalian Persediaan Bahan Mentah

Persediaan bahan mentah menjadi perhatian utama bagi para pengelola restoran. Dengan menggunakan software restoran, pengendalian bahan mentah menjadi mudah dan efisien. Sistem dapat mengetahui jumlah bahan mentah yang diperlukan untuk mengolah setiap menu di restoran, dan melakukan pemotongan bahan mentah secara otomatis berdasarkan menu-menu yang sudah diolah di dapur.

Untuk setiap jenis bahan, manajemen restoran dapat menentukan jumlah minimum dan maksimum yang harus tersedia di gudang/dapur. Informasi ini kemudian dapat digunakan oleh bagian pembelian untuk menentukan bahan-bahan mentah yang harus dibeli. Pihak restoran dapat melakukan stok opname secara berkala untuk mengetahui jumlah aktual persediaan bahan mentah di gudang. Dengan stok opname, manajemen restoran dapat mengetahui apakah penggunaan bahan mentah sesuai dengan yang diperkirakan. Setiap saat, pengelola restoran dapat melihat jumlah persediaan bahan mentah di gudang, jumlah bahan mentah yang terpakai, dan selisih antara persediaan fisik di gudang dengan pencatatan di sistem.

Pengendalian Biaya Bahan Mentah

Salah satu masalah yang sering dihadapi oleh manajemen restoran adalah tidak adanya informasi akurat mengenai biaya yang mereka keluarkan untuk setiap menu makanan yang diolah. Umumnya biaya diketahui hanya berdasarkan perkiraan, tetapi perkiraan ini juga sering kurang tepat karena harga bahan makanan yang berfluktuasi.

Dengan menggunakan software restoran, biaya setiap menu yang diolah dapat diketahui secara pasti berdasarkan biaya bahan mentah yang digunakan. Informasi ini akan berguna bagi manajemen restoran untuk menentukan harga yang sesuai untuk setiap menu.

Pengontrolan Keuangan dan Akuntansi

Kendala dalam restoran yang paling jarang terkontrol adalah keuangan akuntansi, yang mana di restoran telah sibuk berfokus pada operasional dan stok bahan, suatu kelebihan di dalam software restoran dapat mencakup laporan keuangan, Hutang, Piutang, Kas,Bank, Laba Rugi, Neraca, Jurnal Umum, Hingga Buku Besar.

Akses Jarak Jauh

Software restoran yang bagus mendukung remote access (akses jarak jauh), artinya sistem dapat diakses dari luar restoran. Pemilik dan manajer restoran dapat mengakses ke sistem restoran dari kantor/rumah. Dengan demikian, mereka dapat memperoleh laporan secara langsung, bahkan melakukan perubahan terhadap menu, harga menu, atau promosi di restoran.

Sistem Keamanan Informasi/Data

Sistem keamanan menjadi perhatian utama pihak pengembang software restoran. Setiap pengguna sistem harus mempunyai kode dan password tersendiri. Melalui kode ini, sistem dapat menentukan hak akses untuk setiap pengguna, seperti transaksi yang boleh dilakukan, modul yang boleh diakses, dan laporan yang boleh dicetak.

Kode ini juga dapat digunakan untuk melacak transaksi-transaksi yang sudah dilakukan, jadi sistem dapat mengetahui pengguna yang melakukan pemesanan menu, pembatalan menu, cetak tagihan, terima pembayaran, dan lainnya.

Laporan dan Analisis

Software restoran yang baik harus mampu menyediakan laporan-laporan lengkap yang dapat digunakan untuk pengendalian dan analisa restoran oleh pihak manajemen. Melalui sistem, manajemen restoran dapat melakukan beberapa analisa, misalnya:

  • Mengetahui menu-menu yang diminati dan tidak diminati oleh pelanggannya,
  • Mengetahui jumlah transaksi yang terjadi setiap hari, setiap jam, dan setiap departemen, beserta dengan jenis pembayarannya.
  • Mengetahui pemakaian bahan mentah untuk setiap menu dalam tenggang waktu tertentu.
  • Mengetahui laba yang diperoleh dari penjualan setiap menu.
  • Hingga Laporan Akuntansi

Dan masih banyak lagi laporan dan analisa yang dapat dilakukan, tergantung kebutuhan dari manajemen restoran.

Penutup

Setiap restoran sekiranya membutuhkan software manajemen restoran yang terintegrasi, handal, aman, akurat, dan mudah digunakan.

Software restoran yang tersedia di pasaran sekarang cukup banyak, tetapi pihak restoran harus hati-hati dalam memilih. Sebelum membuat keputusan, sebaiknya dipastikan terlebih dahulu fitur dan modul yang ditawarkan oleh sistem, pelatihan dan dukungan yang diberikan oleh pihak penyedia software, jenis perangkat keras yang digunakan, dan jumlah biaya yang harus diinvestasikan.

./adm

One Response to “Apa Sih Software Restoran Itu???”

Trackbacks/Pingbacks

  1. Cara Mengelola Resto Dengan Software Restoran | AzBeeSoft - November 21, 2013

    […] menggunakan aplikasi Point Of Sales (POS) khusus restoran untuk mengatur dan memantau operasional rumah makan […]

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: